解决方案

精细化考勤解决方案

一、考勤系统之囧
       考勤系统大家都不陌生,什么是考勤系统系统,简单来说就是上下班刷卡(指纹、人脸),系统根据刷卡记录统计出勤、加班工时,若有请假或出差,则填入相应的单据,产生请假和出差时数,然后整体产生某人某日的考勤日报表,详细描述了该人该日上下班时间、加班时间、正常出勤工时、加班工时、请假时数、出差时数、迟到早退分钟等等,根据日报表,又可以延申出日异常报表、周汇总报表、月汇总报表等,月汇总的结果还可以传给薪酬系统,以作为计薪的重要依据。基于计算机管理的考勤系统大概出现在1994年,伴随着DOS、dBase、FoxBase、FoxPro、Windows、SQL Server、VB、PB、Delphi、C#...等等这些对于程序设计人员耳熟能详的词汇不断发展,到今天的2014年,足足二十年头了,所以,考勤系统不是什么新鲜的系统,对于很多客户的理解来说,已经是很成熟很完善的系统了,所以大家都差不多,这种想当然的看法,使得在初次选型考勤系统的往往只关心价格,不认真评估系统是否真正满足需求,是否适用等,最终导致了系统应用效果不佳,也往往导致了需要废掉之前的系统第二次选型。为什么一个做了二十年的系统,依然会面临如此之囧呢?
      第一,考勤系统不光是技术发展的问题,不能忽视了最最重要的法律制度变化问题。事实上,这20年来,考勤系统必须跟随法律制度做相应的调整,否则是不适用的。例如,早期,考勤系统主要在沿海开发地区流行,那个时候,新劳动法未正式颁布实施,各家企业的考勤制度迥异,所以,那个时候的考勤系统得非常的灵活,否则就无法通用,是否灵活,是否有自定义报表,就成了那个时候考勤系统比宝的重要指标;而随后,中国的廉价劳动力制造了廉价的商品,冲击了外国的市场,国外的人权组织重视了,向采购中国商品的外国商家施加压力,必须反过来要求中国企业保护劳工人权,例如不能使用童工,不能超时加班等,这个阶段对于中国的工厂来说,倒不担心中国自己的劳动部门检查,倒是非常担心外国商家委派的验厂稽核人员来验厂,不符合会直接取消订单,但很矛盾的是,如果要100%符合验厂要求,工厂的用工成本就会大幅度上升,其实工人也不乐意,加班少,工资就少,甚至就出现了,哪家工厂加班多就好招工,工人都跑到那里去了。真所谓上有政策,下有对策,考勤系统就出现了B帐的概念,所谓B帐就是造假另外一套,员工实际的考勤和发工资用A帐,验厂的人来了,就直接给B帐看,A帐和B帐之间还得做得天衣无缝,对工人也有一套完整的培训,以便应对验厂人员的随机面谈,所以那个阶段,B帐又视乎成了考勤系统最最重要的比宝指标;如今,国外的验厂稽核制度也进一步完善了,国内也正式颁发了新的劳动法,对劳工权益方面的保护已经上升到了法律层面,劳动者的构成也从之前的60后、70后转到了80后、90后,新一代人群对自身权益的保护意识和追求更加个性和自由的意识也很明显,企业用工违法成本在增加,这样一来,又使得那种完全是假的B帐系统很难行得通,比较稳妥的办法只能是类似企业降低税负所提到的"合理避税",而不是赤裸裸的"偷税漏税",所以,当今的考勤系统比的是如何快速高效辅助企业进行"合理考勤"。
      第二,考勤系统不是一套孤立的系统,不能忽视了和其他系统的对接能力。如今,为了适应新的管理模式,管理系统细分也很明显,例如同样是企业对人的管理,可以细分为战略型HR系统、事务型HR系统、OA系统、考勤系统、一卡通系统等等,很难有一家厂家能够做到所有的系统都自己做,且都做得很好。例如海威达公司,事务型HR系统、考勤系统和一卡通系统是强项,战略型HR和OA就很弱,如果涉及到单据流的管理,也就是员工需要自助完成请假、出差、加班等单据的填写申请,并根据设定逐级上报审批,最终归档到人事部,这个过程就必须和战略型HR或OA有对接。系统的对接过程中难免遇到一些异常情况,这需要考验系统的异常处理机制。
      第三,考勤系统所解决的问题存在一个“度”的问题,不能很粗糙认为都一样。办公室的考勤也许只需一个原始打卡记录;小企业的考勤多加一些迟到、早退、请假的判断,剩下问题的问题很容易手工处理;而大企业的考勤既要有考勤常态的功能,又要有加班、调休和年假的管理,还可能需要单据流工作引擎,要网上填单审批,还可能需要应对验厂稽核问题(对于考勤来说,基本是时工时管控问题)。
      上海企惠信息科技有限公司最初是以考勤系统为主开始发展的,今天考勤系统依然是海威达C6整体解决方案中的核心模块之一。C6考勤系统历经15年的发展(成立海威达公司之前即已经成熟),经历和见证了考勤系统的各个发展解决,与时俱进的步伐从未停止,所以,今日的C6系统,既有足够的灵活性和适应性,又完全满足当今“合理考勤”的各项要求。 根据使用主体的不同,海威达的考勤系统分为三个层次:简易考勤、标准考勤和精细化考勤。简易考勤无需实施工程师参与,客户根据说明书即可完成使用,适用于办公室和微小型企业;标准考勤需要工程师实施,但功能以标准功能为主,具有灵活的公式定义和自定义报表,适用于大部分的企业;精细化考勤在标准考勤的基础上,由实施工程师和研发工程师一道为客户需求提供定制化的服务,最佳满足客户的需求,好比ERP系统的实施一样,适用于大型企业。


二、精细化考勤的核心内容
  1.年假和调休的个性化处理,包括和OA系统、战略型系统工作流的对接。可实现请假、出差、加班的无纸化管理,年假可以实现动态年假,即每个月可以按当年的标准增加可休年假数等。
  2.“合理考勤”部分,根据客户CSR(企业社会责任)稽核的要求,合理进行工时管控:
      考勤机可以采取实时判断方式,做到非规定的上下班打卡期间不允许打卡,判断直接根据具体员工的排班和加班情况进行,做到个人级的精准管控;
      具有CRS预警功能,对于下列情况,系统自动进行检查,并提前给出相应的预警,员工刷卡时,考勤机屏幕也会给出加班即将超时这样的警示:一天总工作时间不超过14小时(安全值:10.8),每7天必须休息1天,每周不能超过72小时工作;绝对不允许使用童工;必须符合企业当地的法律和法规,比如劳动法规定,每天正班时间8.0小时,周六和周日为休息,法定假日休息,若加班,平日加班1.5倍薪资,周日加班2.0倍薪资,节日加班3.0倍薪资,加班工资标准为最低为:当地最低工资标准/ 21.75/8; 有充分请假的权利,法律规定的有薪假必须有薪; 迟到和早退不扣工资。


 

 

客户案例:湖南XX科技股份公司考勤系统--工时管理精细化开发和实施(6万人)
 改善的内容:
1.保证员工连续每天累计工时≦10H
        实施方案:软件开发,班次重新定义算法,另外保存超过10小时的改善工时,提供查询改善工时的功能,
        实施重点:考勤分析时对于超时的刷卡数据的处理。
2.保证系统里员工连续上班天数≦6天
       实施方案:软件开发,处理连续上班,提供功能提示超过6天上班的人员名单,方便在线考勤时对连续6天上班的数据进行刷卡校验和提示,请有薪假不作为统计依据 
       重点:及时进行考勤分析,对于超时的刷卡数据的处理。
3.工时预警
      连续上班天数≧5天,或累计工≧50H,设置专门界面提醒
      实施方案:软件开发,处理5天内工时超过50小时的人员名单,另外保存超过50小时的人员名单,对超时人员进行刷卡校验和提醒(请有薪假不作为统计依据)
实施重点:
      3.1 要求考勤分析的实时性
      3.2 保障在线式考勤,刷卡校验需要比对员工前5天考勤分析结果
4.考勤机识别
     4.1 如果员工连续上班天数超过标准,还在继续上班打卡,考勤机提示报警音并显示“上班工时超标,打卡无效”字样,但打卡记录需要保存到改善数据中
     4.2 每日将此异常数据汇总成表,系统自动发送邮件至指定收件人;
     4.3 异常数据(表)设置查询条件对部门、时间区间等进行筛选;
5. 刷卡时间规定
     员工务必在上班前或者下班后14分钟内打卡签到才有效。如果不在规定时间内,考勤机拒绝记录该数据并提示“请在规定时间打卡”字样。
必须改为在线考勤,在线考勤的判断, 数据访问的优化, 网络及访问时效性, 考勤设备固件程式的修改等,不受主服务器影响, 排班变化后的实时性
6.自动排班功能
     当员工在应该上班日期休假后,系统能自动排班连续上班6天
7.CSR Report
     系统能自动统计周平均上班小时、连续上班天数的功能